为组织进行ISO9001内部审核的小组应汇总分析审核结果，确定不合格项：

1、审核员对所有审核中观察到的结果应做好审查记录；

2、审核组长召开ISO9001内部审核审核组会议，对所有观察结果的审查记录进行评审，确定不合格项。然后在《不合格项报告》上填写不合格事实、条款等内容。如有异议时，由审核组长裁决；

3、开具的不合格项报告的内容应清晰、判断准确，并且说明不符合标准条款；

4、开具的ISO9001内审不合格项报告，要得到受审核部门负责人确认，以保证不合格项能够完全被理解，有利于纠正。

1．严重不符合项：可认为与ISO9001质量管理体系标准要求严重不符合或有较大的差距的事实，其表现为：

    --导致ISO9001质量管理体系出现系统性失效；

    --同一体系要求在多个部门未实施或某个、某些部门发现多个不符合项，而导致体系部门过程功能失效；

    --对产品质量或客户的利益有重大影响或造成严重后果；

    --违背有关法律、法规的要求；

    --目标指标未出现，并且没有采取必要的措施。

    2．一般不符合项：可认为是与ISO9001质量管理体系标准要求轻微不符合或违反ISO9001质量管理体系要求的孤立的、轻微事实，其表现为：

    --不影响ISO9001质量管理体系的正常运行；

    --对客户利益或产品未造成严重影响；

    --不导致违反有关法律、法规的要求。

    3．观察项：可认为是潜在的一般不符合项或可导致出现不符合的趋势。观察项一般不要求组织提出纠正措施。需向受审核方提出，引起注意，观察项不列入审核报告或发给收审核方，但审核组应保留观察项记录。

在验证组织对不合格所采取的措施时，审核员需确认组织是否提供了以上三部分内容，也就是纠正、原因分析、纠正措施的文件和客观证据，并且是适宜的。

　　 接下来，审核员需验证的重要要素包括：

• 措施的陈述是否清楚、简练；措施是否彻底，是否准确地引用了特定的文件、程序等，是否适宜；

• 纠正措施完成的日期，应是表示纠正措施已完成的日期（过去的日期）；

• 支持纠正措施已完全、有效实施的声明的证据，纠正措施已按其描述的方式完成的证据。

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　　审核员还应验证组织已确保所采取的措施不会对产品质量或质量管理体系的实施带来新的问题。

　　 同时，纠正和纠正措施并不一定同时需要。在某些情况下，只需要纠正或纠正措施一项就可以满足验证和关闭的要求。例如，组织能够证实不符合是偶然发生，或该不符合再发生的概率很低。

　　 需要注意，纠正措施和预防措施是不同的。有效的纠正措施指通过消除发生原因而预防不合格的再发生。但是，不要把纠正措施和预防措施相混淆。ISO9000标准3.6.4条款对“预防措施”给出的定义是“为消除潜在不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施”。按照这个定义的性质，预防措施与已发现的不符合无关。然而，对已发现的不符合的原因进行分析，可能识别出组织其他领域潜在的不符合，并为预防措施提供条件。

　　 最后，如何关闭不符合呢？

　　 不符合的表现往往是独立的，可以有许多方法或活动来关闭它们。例如，有些要求可以在现场直接检查（这可能要求附加现场访问），有些要求则可以远程关闭（仅评审所提交的文件证据即可）。

　　 在决定关闭不符合之前，审核组长或审核员（一名审核员单独审核时）应当评审组织在纠正／分析原因方面做了些什么，通过实施纠正措施得到了怎样的结果。审核组长／审核员需确保客观证据（包括支持性文件）能够证实所描述的纠正措施已完全实施了，并且对预防不符合再发生是有效的。只有当这些情况均令人满意，审核员才可以关闭不符合。