内部审核简称“内审”,是一种内部评价活动,这种评价是通过内审员的审核工作完成的。实验室的内审员,除肩负内审任务外,往往还是本实验室管理体系建设的骨干。
实验室的内审员,其发挥的作用及审核能力与素质如何,直接影响一个实验室内部管理体系审核的效果。那么,实验室的内审员应当发挥哪些作用呢?通常有以下几个方面:
1、监督作用
管理体系的运行需要持续地进行监督,这样才能有效、及时地发现问题并采取改进措施。这种持续监督主要是通过内审进行的,而内审的实施正是这支内审员队伍担当的。所以,从某种意义上说,内审员对管理体系的有效运行起着监督员的作用。
2、参谋作用
在内审时,内审员发现某些不符合项,要求受审核部门及时采取措施,对不符合项进行处置,消除产生不符合的原因。此时,他必须向受审核部门解释为什么这是不符合项,这样对方才能针对不符合项找出原因,采取措施。在受审部门考虑纠正措施时,内审员可以提出一些改进意见供其选择。当受审核部门提出纠正措施计划时,内审员应决定是否可以认可,并说明认可或不认可的理由。在纠正措施计划实施时,内审员要主动关心实施的过程,必要时给予指导。这一切都说明内审员在内审工作中,绝不仅仅是一个“裁判员”,还应为改进管理体系想办法、出主意,成为一名优秀的“参谋”。
3、纽带作用
内审员在内审中与各部门的员工有着广泛的交流和接触,既可以收集员工对质量管理方面的意见、要求和建议,通过质量负责人向领导反映,又可以把领导层关于质量方面的方针、政策和意图向员工传达、解释和贯彻,起一种沟通和联络的作用。
4、接口作用
由于内审员经常被派往分包方或供应商去进行第二方审核,在审核中贯彻本实验室对分包方或供应商的要求,同时也可反映分包方的实际情况和要求,起接口作用。当到第三方现场评审时,内审员常常担任联络员,从中了解对方的评审要求,评审方式和方法,向质量负责人或最高管理者反映,同时也可向对方介绍本实验室的实际情况,起内外接口作用。
5、带头作用
内审员在实验室都有各自的本职工作。内审员的资格是经过专门培训而获得的,他们经常参加内审活动,对该实验室管理体系的要求有更深刻的了解,更懂得应该如何做好本职工作。所以内审员应以身作则,认真贯彻和执行有关管理体系的要求,在全体员工中起模范带头作用,成为贯彻实施管理体系的骨干。内审员是本实验室管理体系建设的骨干,要发挥自身的作用,就要提高自身的能力,特别是现场审核时的审核方式。内审员在审核中可以采用多种工作方法,这些方法往往是在工作中不断积累起来的,各人有各人的技巧,从而形成了个人的风格,即审核技巧。
当组织已经建立了环境管理体系,并按规范进行运行,则必须同时建立定期审核制度,以确定体系是否符合计划安排。如果没有一个内部审核环节,体系运行就不能保持或改进。
从审核环节的重要性来看,组织应设立内部审核员岗位(即内审员),可以专职也可以兼职,以承担对本组织的内部定期审核,而且按规定向管理者提交审核报告,揭示运行状况存在问题及改进意见。内审员的作用十分重要,主要表现在:
1、 监督组织的环境管理体系运行,及时发现问题加以解决;
2、 对保持和改进环境管理体系起参谋作用,他可以在审核中针对发现的不符合项帮助受审部门分析原因提出改进措施和建议;
3、 可以成为沟通领导和群众之间的纽带。内审员一般可以在审核中与各部门员工广泛交流和接触,起到宣传解释、联络和沟通作用;
4、 在第三方审核中起内外接口的作用。内审员在第三方审核中往往担任联络员、陪同人员等,不仅可以提供情况,而且可以把外审员的意见传递给组织领导,得以迅速改进。