内审,也称为第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,审核的对象是组织自己的管理体系,验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。
它为有效的管理评审和纠正、预防措施提供信息,其目的是证实组织的管理体系运行是否有效,可作为组织自我合格声明的基础。
是对所策划的体系、过程及其运行的符合性、适宜性和有效性进行系统的、定期的审核,保证管理体系的自我完善和持续改进的过程。
1. 年度内审策划
按照内审程序规定,制定年度审核计划,确定内审的实施月份。
内审应覆盖质量管理体系所有过程、部门和场所,每年至少一次。
如下特殊情况时可增加内审频次:
a) 当合同要求或客户需要评价质量管理体系时;
b) 当机构和职能有所重大变更时;
c) 发现严重不合格而需要审查时;
d) 第三方审核认证或监督审核前;
e) 最高管理者提出要求时。
2. 成立内审小组
根据内审活动目的、范围、部门、过程及日程安排,最高管理者授权成立内审小组。 内审人员资格条件: a) 内审人员应是所在部门负责人或主要骨干; b) 内审人员应通过质量管理体系内审课程培训并考试合格; 合格内审员应有符合内审员资格的相关说明文件。 内审组长职责: a) 协商并制定审核活动计划,准备工作文件,布置审核组成员工作; b) 主持审核会议,控制现场审核实施,使审核按计划和要求进行; c) 确认内审员审核发现的不合格项报告。 内审员职责: a) 根据审核要求编制检查表(通常是体系部门制作); b) 按审核计划完成审核任务; c) 将审核发现形成书面资料,编制不合格项报告; d) 协助受审核方制定纠正措施,并实施跟踪审核。
3. 编制内审实施计划
按照年度内审计划安排的月份,编制内审日程计划,在编制内审实施计划时,编制人应与各内审员及被审核部门负责人确认时间的安排是否合理,如有问题,及时调整计划。
审核方式:
1、体系要素审核方式,即依据清单的要素顺序按部就班地进行审核,适用于体系建立初期审核时使用。
2、职责要素审核方式,即依据清单中审核对象最主要的职能要素开始审核,然后上下要素扩展,适用于体系建立一两年后审核时使用。
3、热点要素审核方式,从审核对象最近出现的系列重大问题开始审核,清单只作为参考,适用于体系再认证时期的审核使用。
4、产品要素审核方式,从审核对象提供出产品的相关信息开始审核,即由产品到过程到过程、再由过程到职能逐级扩展的逆向审核,适用于管理体系运行成熟期的审核使用。
审核技巧
一、要学会营造良好的审核氛围,最佳状态是将审核过程演变为轻松的交流活动,让审核证据不知不觉自动浮现,最好不要将审核搞成审问式的。
二、问询方式要多样化
三、不要被审核对象,牵着鼻子走,比如有的审核对象要么必中就轻,要么再做的很好的地方通过大讲特讲来消耗时间。
四、当可发现可能导致不符合的证据时,审核员不能像发现“新大陆”那样兴奋,而是平和的和审核对象加以口头描述,尽量给对方一些面子。
五、遇见态度蛮横无理的审核对象时,不要与其产生冲突,而是详细记下不符合的铁证后再直接向其领导汇报,如果是被审核部门领导态度蛮横无理的话,可以向最高管理者汇报,避免和其冲突和争辩。
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