ISO 9001:2015《质量管理体系 要求》中的9.2条款为“内部审核”,明确要求组织应按策划的时间间隔进行内部审核及组织策划、建立、实施和保持一个或多个审核方案。审核方案是针对特定时间段并具有特定目的的一组(一次或多次)审核策划的输出,包括审核频次、方法、职责、策划要求及报告结果;同时在制定审核方案中应将企业质量方针及目标、产品制造过程、有关风险评估和以前审核的结果结合起来,才能取得预定的效果,从而达到对企业体系运行质量的综合评价。因此,企业无论是高中层管理人员,还是一线生产员工都必须充分理解内部体系审核真正目的,认识到内部质量管理体系对体系运行质量的监测、管理评审信息的输入、质量持续改进机会的寻找提供正确依据的重要作用。
然而,大多数企业在确保质量管理体系有效运行中,实际工作过程却大打折扣,产品质量反复出现的问题依然存在、质量管理体系过程监视或测量不到位、内部质量管理体系审核走形式,高中层领导审核走过场,内部审核计划安排不适宜,审核内容停留在表面,没有对企业整个部门及车间进行审核,再加上内部质量体系审核的专业技能及文化水平的局限性,开出的不符合项报告也肤浅,甚至条款弄错等内容,总结归纳为以下方面的问题。
一是企业内部质量体系审核员本身对质量管理标准、质量手册及程序文件学习不够,理解不透彻。ISO 9001质量管理体系随着社会和科学技术的发展而不断更新,从2000版、2008版到现在的2015版,短短的十多年就更新了3次。由于企业对ISO9001质量管理体系换版学习不够重视,再加上企业的工作重心是生产经营,上至高中层领导,下至普通员工都没有认真对企业的质量管理体系手册、程序文件、作业指导书进行学习,也没有深入理解其内涵。由于企业环境的影响,内审员没有充分认识ISO9001质量管理体系对产品质量提升和管理水平的提升的重要性。
二是企业高中层领导对体系内部审核工作重视程度不够。体系内审是企业内审员进行的审核,即使在审核过程中发现了问题,都是内部问题,高中层领导都会要求内部质量体系审核员进行解决,相关部门领导也就不会花费很多时间、精力去整改,还是生产工作重要。这也使得企业的日常工作与质量管理体系文件不能有效结合,各做各的,从而导致写与做不一致的“两张皮”现象。
三是内部质量管理体系审核员的审核经验及心理素质不高。大多数企业内审员经过认证机构培训3-5天,进行简单的考试获得了质量管理体系内部审核员证后,就直接参加企业体系内审。内审员没有实战工作经验;审核时间短、覆盖内容及范围广;审核的对象大多都是熟悉的同事、企业高中层领导,心理比较紧张,只能发现质量管理体系运行过程的肤浅问题,没有全面透彻审核质量管理体系在企业中的运行情况。
四是内部质量管理体系审核记录所填写的信息不够全面、完整,记录填写过于简单,有些内部质量体系审核员所开出的《不符合项报告》 不规范,没有按标准要求进行填写,无法落实到相关责任人,甚至所开出的条款与事实不匹配。
现阶段,许多公司对ISO9001品质管理体系的掌握比以往更深层次,管理方法也愈来愈标准。內部审核是检测品质管理体系运作业绩考核的合理方式,是促进持续改善的驱动力,因而,内审员的审核品质就看起来特别是在关键。
如何使内部审计易于操作,防止形式化,是内部审计关心的关键问题。今天,我们将解读内部审计的方式和方法。
ISO9001质量管理体系内部审核的方案策划和前期准备
1.今年审计计划的分配
每年年初,质量责任机构应编制本年度的审核计划。审计方法分为管理体系全过程审计和管理体系要素审计。管理体系全过程审核每年发放一次,年度工作计划应覆盖管理体系涉及的所有因素和单位。
当出现下列特殊情况时,应增加审核次数:
A.管理制度发生重大变化或者组织机构、职责发生重大变化时;
B.内部观察者发现某些质量因素存在严重不符合;
C.发生安全事故,或客户连续投诉并报告到某一阶段;
D.认证认可机构指派现场评审或监管评审前;
本年度审计计划经审计后实施。
2.审计前提前准备
建立内审小组:质量负责人根据管理体系审核年度工作计划的审核内容和审核目标建立内审小组。内部审计组成员应通过培训和考核达到标准,取得内部审计人员职业资格证书,内部审计人员没有与被审计单位产生关联的直接义务。质量负责人召开内审组成员会议,担任内审组长并宣读内审员指引,根据年度内审工作计划明确提出本次评审的目的、范围、内容和规定。
内部审核实施计划的制定:由内部审核组长制定内部审核实施计划,各被审核单位的验证内容按照组织的职责分配表进行编制,经质量控制员审核后实施。实施计划应由内部审计组组长在审计公告发布前一周发送给所有相关部门和工作人员。
审核组预备会议:审核组长在质量控制员批准后,召开审核组预备会议,科学研究相关制度文件并决定是否必须填写文件,明确职责和规定,确保每位内审员对审核日常任务和审核前的所有准备工作有清晰的认识。
固定检验报告:审核前,内审员应根据职责分工固定检验报告。内部审计检查报告的质量直接危及内部审计执行的质量,因此在所有内部审计中尤为重要。内部审计报告中的审计内容应根据量刑单位的职责确定,突出审计领域的重点职责;采用的审核方式和方法(询问、询问、听和看)应适当;审计期间必须采集的样本总数应该是有效的。需要选择典型的、重要的产品质量问题作为进行分配的关键(如之前评审的相关信息内容、管理方法的弱点、客户的反馈、已经发生的产品质量问题等。).所有内部审核员的检查报告应涵盖管理体系的所有职责,包括实验室和客户的一些特殊要求。检验报告应用一段时间后,应产生相对稳定的内容,可作为标准检验报告,为后续内部审计提供参考。